5W2H: o que é, como utilizar e um exemplo prático para colocar na sua rotina

De complicado o 5W2H só tem o nome, pois a metodologia é simples e extremamente prática de aplicar na organização da sua empresa, seja qual for o tamanho dela.

Na edição #12 da Revista Rulez, o consultor Thiago Montanari mostrou como nós podemos usar a ferramenta 5W2H na hora de planejar as ações para atingir metas.

Se você perdeu, chegou a hora de conferir um pouco sobre essas dicas aqui no nosso guia completo.

Pra começar, já separa um lápis e papel, vamos do jeito mais simples e depois, quando você dominar o método, você escolhe qual a melhor plataforma para você aplicar: Excel, Word, Trello, Powerpoint e por aí vai.

First things first: o que é o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de organização, ideal para gestão empresarial. Com uso inicial em sistemas de gestão de qualidade, foi desenvolvida para facilitar o planejamento e execução de melhorias nas empresas, mas sua simplicidade de aplicação fez ela se espalhar.

Tá, mas se ela é tão ampla, eu uso na organização do que?

Aí é você quem vai dizer.

Pode ser no planejamento de um projeto, no desenvolvimento de um objetivo, em uma contratação na empresa, para solucionar um problema, traçar etapas para alcançar uma meta.

Ironicamente, essa facilidade de utilização ocorre por conta do nome complicado.

5W2H é nada mais que:

Agora que você entendeu o nome, esqueça os termos em inglês e vamos juntos nesse manual para você fazer aí.

Mas organizado, sem rabiscos.

Foco no objetivo.

Quem inventou o 5W2H?

Apesar do nome ser baseado na língua inglesa, a ferramenta foi primeiramente aplicada no Japão.

Muitos administradores atrelam o método a Joseph Moses Juran, considerado mestre da gestão de qualidade. Teria sido ele, inclusive, o responsável por levar esta matriz à linha de produção da indústria japonesa.

Duran e seu métodos de gestão são considerados um dos responsáveis pelo desenvolvimento espantoso vivido pela indústria japonesa durante a Segunda Guerra Mundial.

Tá aí mais um motivo para você considerar o uso na sua empresa.

Então bora?

O que nós não deixamos de notar, é que o método é muito semelhante também ao lide básico utilizado por jornalistas, com exceção da última questão: how much (quanto custa).

A verdade é que apesar de todas essas suposições e devido ao uso extremamente difundido, sua autoria não é legitimamente ligada a nenhum nome.

Como preencher a matriz 5W2H?

Antes de te mostrar como preencher cada uma das perguntas, vamos te explicar o conceito de cada uma delas, para você entenda a importância dessas respostas na hora de definir um bom e eficiente plano de ação.

Do contrário, você só vai tirar ideias que estão bagunçadas na sua cabeça e transferir de maneira bagunçada para o papel ou seja qual for a plataforma na qual você vai aplicar o 5W2H.

Então vamos lá:

1) O que será feito? (What)

Obviamente, é neste momento que definimos que ação ou tarefa deve ser realizada, ou que problema deve ser solucionado.

No entanto, a ideia do método 5W2H é que todas as pessoas envolvidas no processo saibam exatamente o que devem fazer, fator primordial para manter a eficiência do mesmo.

2) Por que será feito? (Why)

Neste momento você vai dar significado a cada um dos afazeres.

Lembre-se: quanto mais explicativo, melhor, mas nada de se alongar demais. É para ser eficaz, beleza? 

3) Por quem será feito? (Who)

Agora é hora de garantir que todas as resposta sobre O QUE deve ser feito estejam acompanhadas por seus respectivos responsáveis.

Mas lembre-se, podem haver tarefas que serão divididas ou até mesmo que deverão ser realizadas de maneira colaborativa.

Essa informação deve aparecer.

4) Quando será feito? (When)

Aqui não se trata apenas da data inicial e final do projeto, mas do prazo para cada colaborador compreender suas responsabilidades.

O ideal é que um cronograma seja anexado a este tópico caso a lista de tarefas seja extensa.

Atividades que tem data de início condicionada a entrega de outra devem constar também.

5) Onde será feito? (Where)

Note que com a evolução dos tópicos, fica cada vez mais claro a autonomia oferecida aos responsáveis por cada tarefa.

É esse mesmo o objetivo!

Nem todo mundo realizará as ações no mesmo local, plataforma ou sede, por isso, vale lembrar que nesta pergunta você também deve direcionar a resposta individualmente para cada pessoa alocada nas tarefas dos tópicos anteriores.

É importante também colocar o local onde as ações desses funcionários terão efeito, o que ajuda os colaboradores a entender e planejar as consequências de cada ação.

6) Como será feito? (How)

Aqui é onde você vai garantir que todo mundo envolvido no processo esteja em sintonia.

Por exemplo, se em determinado projeto um dos colaboradores realiza sua tarefa e a entrega para uma segunda pessoa que não tem o programa necessário para abrir o arquivo feito por seu colega que, talvez, é de outro setor.

Delimitar quais ferramentas, aplicativos, métodos e outros detalhes é o que vai garantir que que o plano de ação organizado por você ou em conjunto com sua equipe seja realmente bom.

7) Quanto vai custar? (How much)

No último e mais importante item, vamos voltar aos detalhes.

Aqui não basta colocar o custo total do projeto. Tente delimitar a quantia que cada pessoa, área ou departamento envolvido no plano de ação vai ter para gastar durante a execução.

Este passo é importantíssimo para saber se o custo estimado está realmente dentro das possibilidades da empresa.

→ Teoria e prática nem sempre se repetem
Teste suas ideias sem gastar tempo e dinheiro

Exemplo de como utilizar o 5W2H

A esta altura você já entendeu que as possibilidades de uso do método 5W2H são infinitas – ao contrário das respostas para cada uma das perguntas, que devem ser específicas e delimitadas.

Agora vamos trabalhar com uma situação hipotética para você ver na prática como responder as questões sem deixar falhas no processo.

Como usar 5W2H na contratação de um novo colaborador

1) O que?

Realizar processo de seleção de um novo desenvolvedor front end.

Para concluir essa tarefa, será necessário:

1. Comunicar a equipe de marketing para criação de arte para divulgar a vaga
2. Comunicar nos canais da empresa a existência do processo seletivo
3. Desenvolver questionário para o primeiro contato com os profissionais interessados
4. Agendar e realizar as entrevistas
5. Definir testes para os profissionais aprovados na entrevista
6. Aplicar os testes práticos
7. Definir o profissional a ser contratado
8. Alinhar junto a contabilidade todos os detalhes da contratação
9. Cuidar da efetivação do novo colaborador após o fim do processo seletivo

2) Por que?

Para normalizar o prazo de desenvolvimento e entrega de websites, setor em que atualmente estão ocorrendo atrasos. Identificamos que a falha no processo está ocorrendo devido ao número de programadores que desenvolvem o back-end ser maior do que os do front.

3) Por quem?

• João: atividades 1 e 2
• Pedro: atividades 3, 5 e 6
• Camila: atividades 8 e 9
• Raquel: atividades 4 e 7

4) Quando?

Processo seletivo será entre os dias 02 e 06 de novembro.

• Atividades 1 e 2 (João): 15 dias antes de iniciar o processo seletivo
• Atividade 3 (Pedro): 3 dias antes de iniciar o processo seletivo
• Atividade 4 (Raquel): Nos dois primeiros dias do processo seletivo
• Atividades 5 e 6 (Pedro): Nos três últimos dias do processo seletivo
• Atividade 7 (Raquel): No último dia do processo seletivo
• Atividade 8 e 9 (Camila): No dia seguinte ao encerramento do processo seletivo

5) Onde? 

• A vaga deve ser divulgada no LinkedIn
• Os testes práticos devem estar em um documento na nuvem para que os candidatos possam abrir e responder de qualquer lugar
• As entrevistas serão realizadas no auditório da empresa

6) Como?

• Arte para divulgação em formato PNG, contendo as informações primordiais e as demais explicadas detalhadamente na legenda da publicação
• As informações a respeito da função, cargo horária e pré-requisitos devem ser apresentadas em uma proposta dentro dos padrões da empresa
• A entrevista é presencial, seguida de teste de desenvolvimento focado em linguagem HTML, CSS e JavaScript, além de frameworks e bibliotecas, como Angular, React e Vue.js

7) Quanto?

Bom, tenha certeza que as etapas do processo – neste exemplo deve-se incluir a contratação – estão condizentes com a realidade financeira da empresa.

Perceba como as respostas para cada uma das perguntas são esclarecedoras, pois o objetivo é que cada colaborador envolvido tenha autonomia para realizar o que é de sua responsabilidade sem dúvidas e sem ficar travado esperando respostas. 

E se você conhece mais ferramentas que podem auxiliar na rotina de outros empreendedores conta pra nós nos comentários.

Sua dica pode ser a próxima pauta do blog!